Program omogućava kreiranje Arhivske knjige za organizacije koje elektronska dokumenta čuvaju na javnim (državnim) portalima a ostalu dokumentaciju čuvaju u papirnom obliku na fizičkim lokacijama.  Ovaj modul predviđen je kao pomoćni alat pri kreiranju Arhivske knjige, gde se podaci unose poluautomatski. Za pojedine liste kategorija program automatski broji dokumenta koja su kreirana u programu ali za sve ostale kategorije predviđen je ručni unos.

Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina.

 Arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku.

 Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Kroz Podešavanje organizacije>Pregled>Arhivska knjiga :

pokrećemo modul tako što ćemo prepisati Listu kategorija  dokumentarnog materijala i lokacija iz sistema (ili prepisati iz neke druge organizacije) :

Nakon potvrde program prepiše sistemski predlog Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i sistemski predložene Lokacije:

Lista kategorija dokumentarnog materijala 

Potrebno je urediti predloženu listu kategorija dokumentarnog materijala prema svojim potrebama. Klikom na UREDI, možemo u okviru Grupa dokumenata (ima ih 12) brisati, uređivati ili dodavati kategorije:

Redni broj  - automatski unos (dodavanjem ili brisanjem reda, broj se ažurira)

Naziv - može se uređivati

Jedinica mere - fascikla, kutija, registrator . Ovaj podatak će se predlagati pri formiranju Arhivske knjige ali se neće prikazati u štampi Liste kategorija dokumentarnog  materijala sa rokovima čuvanja

Klasifikacijska oznaka - ova oznaka je za privatni sektor opciona 

Rok čuvanja - za svaku kategoriju predložen je rok čuvanja ali se podatak pože urediti

Napomena za rok čuvanja  - ručni unos podataka 

U grupi Finansijsko - materijalno poslovanje postoje sistemski predložene kategorije za koje program broji dokumentaciju koja je urađena u programu:

Prilikom brisanja ovih kategorija dobija se upozorenje da su kategorije sa automatskim brojanjem  :

Kada uredite i sačuvate Vašu Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, na opciju <Spremi za slanje> dobijamo word dokument Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, gde je zaglavlje dokumenta potrebno urediti:

Ovaj dokument možete slati nadležnom arhivu, ukoliko ga do sad niste poslali.

Broj saglasnosti na Listu kategorija dok. materijala unosimo klikom na <Unesi broj saglasnosti>:

Tek nakon što unesemo broj saglasnosti , možemo formirati Arhivsku knjigu.

Lokacije 

Program sistemski predlaže lokacije za elektronska dokumenta koja se čuvaju na državnim portalima, kao i Minimax server. Klikom na Uredi , možemo uređivati, brisati ili skloniti iz upotrebe postojeće i dodavati nove lokacije:

Kreiranje Arhivske knjige

Kada smo uneli Listu kategorija doumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i broj saglasnosti na nju, kao i Lokacije čuvanja dokumentacije, možemo da formiramo arhivsku knjigu klikom na NOV:

Potrebno je upisati godinu za koju formiramo arhivsku knjigu, datum upisa i početni broj arhivske knjige.

Početni broj upisuje korisnik kada prvi put pokrene kreiranje arhivske knjige u programu. Ovde upisuje od kog broja da krene arhivska knjiga jer se brojevi u AK unose hronološki odnosno nastavljaju se redni brojevi iz prethodne godine (broj 1 će biti samo kad prvi put predajete arhivsku knjigu). 

Ovim korakom smo formirali arhivsku knjigu za izabranju godinu. Povučene su sve kategorije iz Liste kategorija a za kategorije koje Minimax broji automatski su popunjeni podaci.

Klikom na Uredi, popunjavamo Arhivsku knjigu 

Za svaku kategoriju potrebno je popuniti:

Količina dokumentarnog materijala: upisuje se ukupan broj jedinica istovrsnog dok.materijala. Ovaj podatak se upisuje ručno za sve kategorije, osim za one koje MInimax automatski broji :

Ukoliko neku od ovih kategorija koje se automatski broje, čuvate na drugi način možete ispraviti podatke u Arhivskoj knjizi ili to definisati kroz Listu kategorija.

Jedinica mere - fascikle, kutije, registrator i sl . Ukoliko smo prilokom unosa Liste kategorije uneli jedinicu mere, ona će se ovde predlagati

Prostorije za skladištenje -  potrebno je izabrati jednu od prethodno unetih lokacija

Ukoliko se dokumentacija iste kategorije nalazi na različitim lokacijama, možemo dodati novi red sa istom kategorijom a drugom lokacijom :

Kategorije koje nemaju podatak za izabranu godinu je potrebno obrisati na X na kraju reda.

Kada završimo unos podatak u Arhivsku knjigu potrebno je da kliknemo na Zaključi i da potvrdimo datum upisa ili ga izmenimo po potrebi:

Zaključivanje arhivske knjige je moguće otkazati, ukoliko želite da dodatno izmenite podatke.

Nakon zaključka Arhivske knjige, dobijamo opciju Spremi za slanje:

koja formira word dokument Arhivske knjige na obrascu AK :

Obrazac arhivske knjige sadži:

1) prva kolona "Redni broj" - u ovu rubriku upisuju se od broja jedan nadalje brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu.;  Početni broj smo zadali prilikom prvog kreiranja Arhivske knjige u programu.

2) druga kolona "Datum upisa" - upisuje se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala. Dokumentarni materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine; Datum smo uneli na prvom koraku formiranja Arhivske knjige za određenu godinu i potvrdili ga prilikom zaključivanja.

3) treća kolona "Godina nastanka" - upisuje se godina u kojem je dokumentarni materijal nastao. Godinu nastanka smo uneli na prvom koraku formiranja Arhivske knjige.

4) četvrta kolona "Sadržaj" - upisuje se kratka sadržina dokumentarnog materijala;  Naziv  iz Liste kategorije dokumentarnog materijala

5) peta kolona "Klasifikaciona oznaka" - upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala; Podatak iz Liste kategorije doumentarnog materijala 

6) šesta kolona "Rok čuvanja iz Liste kategorija" - upisuje se rok čuvanja dokumentarnog materijala iz usvojene Liste kategorija;

7) sedma kolona "Broj saglasnosti na Listu kategorija" - upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija;

8) osma kolona "Količina dokumentarnog materijala" - upisuje se ukupan broj jedinica (fascikla, kutija, registrator) istovrsnog dokumentarnog materijala.  Ručni/automatski unos u Arhivsku knjigu

9) deveta kolona "Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom" - upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten dokumentarni materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka sa lokacijom gde se nalazi;  Unos u arhivsku knjigu odabirom prethodno unete Lokacije.

10) deseta kolona "Broj i datum zapisnika" - upisuje se broj i datum davanja saglasnosti od strane nadležnog arhiva za izdvajanje radi uništenja dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja;  Ručni unos u Arhivsku knjigu

11) jedanaesta kolona "Primedba" - upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima. Ručni unos u Arhivsku knjigu.

Na pregledu modula  se nalaze sve arhivske knjige prema godinama:

Aministrator organizacije može uređivati prava za arhivksu knjigu korisnicima putem koraka Silueta čoveka > Korisnici > Kliknete na organiazcije u redu konkretnog korisnika > Prava >