Stranke možemo uvoziti u program Minimax preko xml ili csv datoteke.
A ovo uputstvo se odnosi na uvoz podataka preko csv datoteke (excel).
Za uvoz podataka treba pripremiti šablon u samom Minimax programu.
Ovaj šablon je već detaljno podešen, tako da ga program prepoznaje i uvozi podatke.
Jako je bitno:
- ne menjati zaglavlje ovog šablona koji kroz program dobijete
- popunjavati samo kolone ispod zaglavlja. Možete kopirati čitave kolone iz vašeg excela u ovaj. To je i cilj postupka.
- obratiti pažnju na datume, iza godine ne ide tačka
- obratiti pažnju na unos stranke, artikla, analitike, skladišta (kada je to dopunski podatak) pa uneti ŠIFRU koja je kod tog podatka u Minimax
- pročitati šta piše na svakoj koloni kad odaberemo neku ćeliju, naglašeno je šta je obavezan podatak. Njega ne smemo izostaviti.
- ne menjati vrstu dokumenta pri snimanju, nego ostaviti postojeću
- treba raditi kroz excel Microsoft Office a ne kroz OpenOffice
- ne pokušavati sa uvozom excela koji je formiran u drugom programu, čak ni koji je formiran izvozom iz Minimax-a jer takvi exceli sadrže drugačije podatke.
- kada uvezemo excel, osim kada program kaže da je format pogrešan, sve druge greške su nam dragoceni podaci koje samo u excelu ispravimo i napravimo nov uvoz, ispravan.
- NAPOMENA: ako smo napravili uvoz i sve je OK prošlo, a mi naknadno ustanovili da smo uvezli pogrešne podatke? Onda ispravimo excel i sačuvamo. Moramo u programu obrisati prethodni unos pa ponoviti sa ispravljenim excelom.
Zašto?
Zato što jednom uvežen excel za koji program javi da je u redu, da je napravio zapis ne možemo ispravljati novim drugačijim excelom, samo dupliramo podatke (početno stanje, artikli, radnici)!!!
Kada je popunjen excel- sačuvamo šablon na svom računaru.
Uvozom podataka napraviće se nalog za knjiženje u Dvojnom knjigovodstvu.
U meniju prečica izaberemo Uvoz iz excel-a.
1. Na spisku ponuđenih uvoza izaberete Stranke.
2. Izaberete opciju »Neka se pripremi predlog« i kliknete na dugme »Napravi predlog«.
3. Datoteku sačuvate na računar.
U nastavku je uputstvo, kako da pravilno unesete podatke u pripremljenu tabelu, da biste mogli bez problema da uvezete tu datoteku u program Minimax.
Sadržaj i redosled kolona ne smete menjati. Podatke u polja možete prilepiti iz drugih datoteka ili ih sami unositi.
Šifra
Ovaj podatak je obavezan.
Šifru možemo odrediti proizvoljno, važno je da se isra šifra ne ponovi u različitim redovima, svaka strana mora imati svoju šifru.
Najčešće je to šifra koja je korišćena u programu iz kojeg prenosimo podatke.
Primer šifre: 1
Naziv
Podatak je obavezan.
Naziv stranke je proizvoljan podatak, možemo koristiti skraćeni ili puni naziv preduzeća.
Primer naziva: Seyfor d.o.o. Novi Sad, NOVI SAD
Adresa
Podatak je obavezan. Predstavlja sedište preduzeća.
Adresa stranke je proizvoljan podatak, sastavljen iz naziva ulice i broja.
Primer adrese: VALENTINA VODNIKA 21A
Država
Podatak je obavezan.
Država stranke nije proizvoljan podatak, mora biti upisana šifra na osnovu šifarnika država. Taj šifarnik možete pronaći u programu Minimax u šifrarniku Stranaka, polje Država.
Primer države: RS
Pošta
Podatak je obavezan.
Pošta stranke predstavlja poštanski broj.
Primer pošte stranke: 21000
Mesto pošte
Podatak je obavezan.
Mesto pošte stranke predstavlja grad.
Primer: Novi Sad
Naziv primaoca
Podatak se koristi na dokumentima, koje izdajemo strankama - kao naziv primaoca za poštu.
Ako polje na popunimo, koriste se podaci upisani u prethodnim poljima (sedište preduzeća).
Ako stranki šaljemo dokuemntaciju na sedište preduzeća, ovo polje ostavljamo prazno.
Primer naziva: Saop d.o.o.
Adresa primaoca
Podatak se koristi na dokumentima, koje izdajemo strankama - kao naziv radresa primaoca za poštu.
Ako polje na popunimo, koriste se podaci upisani u prethodnim poljima (sedište preduzeća).
Ako stranki šaljemo dokuemntaciju na sedište preduzeća, ovo polje ostavljamo prazno.
Primer adrese: Kotorska 64
Država primaoca
Podatak se koristi na dokumentima, koje izdajemo strankama - kao naziv država primaoca za poštu.
Ako polje na popunimo, koriste se podaci upisani u prethodnim poljima (sedište preduzeća).
Ako stranki šaljemo dokuemntaciju na sedište preduzeća, ovo polje ostavljamo prazno.
Primer države: RS
Pošta primaoca
Podatak se koristi na dokumentima, koje izdajemo strankama - kao naziv poštanski broj primaoca za poštu.
Ako polje na popunimo, koriste se podaci upisani u prethodnim poljima (sedište preduzeća).
Ako stranki šaljemo dokuemntaciju na sedište preduzeća, ovo polje ostavljamo prazno.
Primer pošte primaoca: 21000
Mesto pošte primaoca
Podatak se koristi na dokumentima, koje izdajemo strankama - kao naziv mesto pošte primaoca za poštu.
Ako polje na popunimo, koriste se podaci upisani u prethodnim poljima (sedište preduzeća).
Ako stranki šaljemo dokuemntaciju na sedište preduzeća, ovo polje ostavljamo prazno.
Primer mesta pošte primaoca: Novi Sad
PDV Obveznik
Veoma važan podataj jer utiče na zapise u poreskim evidencijama!
Podatak se ispunjuje sa velikim slovom D ako je stranka poreski obveznik odnosno velikim slovom N ako stranka nije poreski obveznik.
Ako podatak ne ispunimo, stranka će se uvesti u šifarnik kao Konačni potrošak.
D Pravno lice u sistemu PDV-a
M Pravno lice nije u sistemu PDV-a
N Konačni potrošač - Fizičko lice (nije u sistemu PDV-a)
(prazno) Ako podatak nije izabran pretpostavlja se da je N - Konačni potrošač - Fizičko lice (nije u sistemu PDV-a)
Primer statusa poreskog obveznika stranke: D
Poreski identifikacioni broj
Podatak je obavezan, ako je prethodno polje poreski obveznik "D" u suprotnom podatak nije obavezan.
Primer PIBa stranke: 106713309
Matični broj
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje matični broj stranke.
Primer matičnog broja stranke: 20665327
Šifra delatnosti
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje šifra delatnosti po važećem šifrarniku.
Primer šifre delatnosti stranke: 72200
Identifikacioni broj
Podatak je obavezan ako je polje Poreski obveznik "D".
Identifikacioni broj predstavlja PIB sa prefiksom oznake države.
Primer identifikacionog broja stranke: RS106713309
Novčana jedinica
Šifru ili oznaku novčane jedinice unosimo u obliku kao što je u koloni NJ u Šifarnici > Kursevi.
Ukoliko podatak nije popunjen, prilikom uvoza će se popuniti domaća novčana jedinica.
Primer šifre novčane jedinice: RSD
Dani za dospeće
Podatak nie obavezan.
Predstavlja broj dana za dospeće na izdatim dokumentima u odnosu na datum izdavanja (rok plaćanja).
Ako podatak ne popunimo, upisaće se broj 0.
Procenat rabata
Podatak nije obavezan i predstavlja procenat rabata. Ako podatak ne popunimo, upisaće se broj 0.
Internet strana
Podatak nije obavezan i predstavlja adresu internet strane stranke.
Tekući račun
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje tekuči račun bez razmaka ili crtica.
Primer rekućeg računa: RS16051008010777371
Ime i prezime kontakta
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje ime i prezime kontakta (kontakt osobe) kod stranke.
Telefon
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje telefonski broj kontakta kod stranke.
Elektronska pošta
Podatak nije obavezan, u polje se upisuje e-mail kontakta kod stranke.
Čuvanje dokumenta
Dokument čuvamo klikom na Datoteka > Sačuvaj (File > Save).
Ako se pojavi upozorenje, da dokument možda nije kompatibilan sa Unicoce formatom, kliknite na dugme Da (Yes).
Uvoz datoteke sa podacima u program Minimax
Datoteku sa podacima potom uvozimo u program Minimax na istom mestu gde smo preuzeli predlog.
U meniju Podešavanje organizacije izaberete Uvoz iz excela.
1. Na spisku mogućih uvoza izaberete Stranke.
2. Izaberete opciju »Neka se uvezu podaci« i kliknite na dugme »Uvozi podatke«.
Program ispiše izveštaj o uvozu.
U šifarniku > Stranke imamo podatke uvežene stranke:
